La Direction Médicale France d'Inter Mutuelles Assistance recrute un(e) assistant(e) pour son antenne de Montreuil (93).

Rattaché(e) au Manager de la structure de Montreuil et en étroite collaboration avec le responsable logistique du site de Montreuil, l'assistant(e) aura pour mission principale la gestion de l'ensemble des tâches administratives de la structure.

Dans ce cadre, l'assistant(e) sera amené(e) à :

· Réaliser l’accueil téléphonique et physique de l’antenne de Montreuil ;

· Traiter le courrier et la messagerie ainsi que l’archivage des documents

· Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, tableaux de bord, compte rendus, présentations…)

· Veiller au bon fonctionnement des matériels et outils mis à disposition

· Effectuer les commandes de fournitures et de matériel;

- Assurer la gestion des factures, des absences et des notes de frais grâce aux outils dédiés ;

· Organiser les réunions et les déplacements professionnels (réserve les salles de réunion, s’assure de la disponibilité du matériel nécessaire, envoie les invitations, prévoit la logistique liée à la restauration, prépare les documents destinés aux participants).

· Assurer le suivi du planning des astreintes des Infirmiers et médecins transporteurs H/F sur les outils dédiés et saisir les présences et les absences sur l’outil informatique ;

· Vérifier les fiches navettes des transporteurs et les compléter si nécessaire ;

· Organiser et assurer l’intégration des nouveaux médecins et infirmier(e)s transporteurs (organisation de la présentation de l’antenne et du matériel, intégration dans les outils IMA)

· Faire le suivi de la médecine du travail des transporteurs et salariés de l’antenne de Montreuil.

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Vous justifiez  d’une  expérience sur un poste similaire ( 3 à 5 ans mini) .

Vous savez faire face aux situations imprévues et vous rendre disponible dans les moments d’urgence.

Autonome, exigeant(e) et rigoureux(se), vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à anticiper et à prioriser votre activité de manière efficace et cohérente.

Votre sens de l’analyse et votre capacité à prendre du recul vous donnent la possibilité d’identifier et comprendre rapidement les problématiques et d’y répondre de manière pragmatique en faisant appel, si besoin,  aux interlocuteurs compétents sur les sujets concernés.

Organisé(e), méthodique et polyvalent(e), vous avez la capacité de traiter parallèlement différents sujets.

Vous vous appuyez sur vos capacités rédactionnelles et votre très bonne maitrise de la langue française pour synthétiser  et structurer l’information.

Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion et votre capacité à protéger la confidentialité des informations.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel)  

La pratique de l'anglais est un atout.

Conditions du poste : 

- CDI à temps complet 

- Localisation : Montreuil 

- Prise de poste : 1/06/2024